Politique sur la protection des renseignements personnels

Contenu

1. Objet de la Politique

2. Nature et collecte des renseignements personnels

3. Utilisation des renseignements personnels

4. Transfert et stockage des données

5. Sécurité

6. Communication des renseignements personnels

7. Conservation et suppression des renseignements personnels

8. Droits relatifs aux renseignements personnels

9. Modifications de la Politique

10. Contact

Politique sur la protection des renseignements personnels (la « Politique »)

Maître Alice Raynard et Raynard Consult (collectivement, « le cabinet »), s’engagent à protéger le secret, la confidentialité, l’exactitude et la sécurité des renseignements personnels qu’ils détiennent. La présente politique décrit la façon dont le cabinet recueille, utilise, communique et protège les renseignements personnels des personnes qui font affaire avec le cabinet ou qui travaillent pour le cabinet. Le cabinet s’engage à protéger et à respecter le droit à la vie privée de ses clients. La présente Politique sur la protection des renseignements personnels décrit comment le cabinet collecte, utilise, divulgue et protège les renseignements personnels collectés par le cabinet.

1. Objet de la Politique

Cette politique a pour but d'informer les clients, partenaires et visiteurs du site Web sur les pratiques du cabinet en matière de collecte, d'utilisation, de divulgation et de protection des renseignements personnels.

2. Nature et collecte des renseignements personnels

Le cabinet collecte des renseignements personnels lorsqu’une personne les lui fournit directement, par exemple lorsqu’une personne contacte le cabinet pour des services juridiques ou de consultance, lorsqu’une personne s’inscrit aux événements du cabinet ou lorsqu’une personne navigue sur le site Web du cabinet ou sur un site utilisé dans le cadre d’un mandat donné par un client (par exemple, un site partage des données). 

Ces renseignements personnels peuvent inclure les noms et prénoms, l’adresse, l’adresse électronique, le numéro de téléphone d’une personne physique et toute autre renseignement personnel pertinent aux services du cabinet et à la réalisation des mandats qui lui sont confiés, par exemple :

· Renseignements d’embauche (titre de poste et nom de l’employeur) ;

· Renseignements d’identification (copies de permis de conduire, données provenant de passeports et sources de financement) ;

· Renseignements financiers et de facturation (compte bancaire et adresse de facturation) ;

· Renseignements relatifs à un enjeu juridique (opinions, finances, possessions, emploi, famille, impôts et assurances) ;

· Renseignements personnels sur un client, un fournisseur, un conseiller ou un sous-traitant, ainsi que sur ses administrateurs, dirigeants, actionnaires, cautions, employés ou parties adverses, témoins réels ou éventuels, autres avocats, médiateurs et arbitres ;

· Renseignements personnels sur l’administrateur, le dirigeant, l’actionnaire, la caution, l’employé ou le conseiller d’un client ou d’une partie adverse, d’un témoin réel ou éventuel, d’un autre avocat, d’un médiateur ou d’un arbitre ;

· Renseignements de marketing (mode de communication et domaine du droit privilégiés, inscription à des communiqués, des infolettres ou des séminaires, rétroaction et réponses à un sondage).

Le cabinet n’utilise pas d’outils de profilage. Le cas échéant, la Politique du cabinet sera mise à jour.

Si une personne fournit au cabinet des renseignements personnels concernant d’autres personnes, cette personne déclare qu’elle a le pouvoir de le faire et, le cas échéant, qu’elle a obtenu le consentement nécessaire, et elle reconnaît que ces renseignements personnels peuvent être utilisées conformément à la présente Politique.

3. Utilisation des renseignements personnels

Le cabinet utilise les renseignements personnels afin de :

· Vérifier s’il y a un conflit d’intérêts ou décider s’il s’engagera dans une relation professionnelle avec un client ou dans une relation commerciale avec un fournisseur ou un autre tiers ; 

· Honorer ses obligations juridiques et professionnelles, comme les codes de déontologie des barreaux provinciaux concernant l’identification et la vérification des clients, et les exigences relatives à la lutte contre le blanchiment d’argent ;

· Communiquer avec un client, un fournisseur ou un tiers, lui offrir des services et gérer son dossier ;

· Utiliser des précédents ;

· Fournir des avis juridiques ou agir pour le compte d’un client dans le cadre d’un mandat donné ;

· Assurer la facturation et la gestion comptable de ses services ;

· Diffuser des infolettres, des cours et des séminaires (sur consentement, lequel peut être annulé à tout moment) ;

· Communiquer avec un client et lui envoyer des cartes de souhaits ou d’autres salutations;

· Effectuer les vérifications internes, externes et réglementaires ;

· Assurer sa sécurité personnelle et se préparer aux urgences (dans le cas des renseignements sur les visiteurs et les invités sur place) ;

· Toute autre raison permise ou requise par les lois et les règlements applicables ou toute autre raison à laquelle le client a consenti.

Le cabinet ne partage de renseignements personnels avec des tiers que lorsque nécessaire à la prestation des services que doit rendre le cabinet, et toujours dans le respect des lois applicables. Les renseignements personnels ainsi collectés ne sont accessibles qu’au cabinet.

4. Transfert et stockage des données

Les serveurs du cabinet sont au Canada, mais le cabinet peut utiliser des logiciels et services commerciaux et publics hébergés ailleurs pour stocker, envoyer ou traiter certaines données. Quand les données sont conservées ailleurs qu’au Canada, il se peut que des forces de l’ordre, des gouvernements ou des tribunaux étrangers y aient accès.

5. Sécurité

Le cabinet utilise les mesures physiques, électroniques et procédurales appropriées pour protéger ses systèmes et l’ensemble des renseignements personnels qu’il détient contre les utilisations ou accès non autorisés. Les mesures de sécurité sont adaptées au degré de confidentialité des renseignements recueillis.

Le cabinet décline toute responsabilité à l’égard des préjudices découlant du mauvais usage de renseignements confidentiels lors de tout échange. Le cabinet privilégie les communications par courriel et, à moins d’indication contraire par écrit, il pourrait utiliser du texte non chiffré.

6. Communication des renseignements personnels

Dans le cadre des services offerts, le cabinet pourrait devoir communiquer les renseignements personnels recueillis à des tiers, à d’autres fournisseurs de services ou à des mandataires qui agissent pour son compte. Il les communique à un tiers lorsque la personne a consenti à la communication à ce tiers en particulier pour une raison déterminée, lorsque le tiers agit pour le compte du cabinet à titre de mandataire ou de fournisseur de services (par exemple des fournisseurs de services informatiques, des hébergeurs ou des fournisseurs de solutions de marketing), uniquement aux fins de la prestation de ces services, ou lorsque les lois applicables l’exigent ou le permettent.

Des renseignements personnels peuvent par exemple être communiqués à d’autres cabinets de services professionnels (en lien avec les services juridiques du cabinet) et à des fournisseurs de services de soutien (stockage, technologies, finances, comptabilité, ressources humaines, marketing, assurance, communications, logiciels et tout autre service qui appuie la pratique du droit ou s’y rapporte). Ces tiers pourraient stocker ou traiter des renseignements personnels pour le cabinet au Canada ou ailleurs (stockage et traitement de données, infonuagique, hébergement d’application, services administratifs, etc.).

Lorsque le cabinet communique des renseignements personnels à des tiers (par exemple, à un fournisseur de services d’archivage) ou à des services de tiers liés aux services offerts aux clients, il conclut des ententes avec ces tiers stipulant les utilisations autorisées et comprenant un engagement des tiers à offrir un niveau de protection des renseignements personnels comparable à celui du cabinet. Les résidents du Québec doivent noter que leurs renseignements personnels peuvent être communiqués à l’extérieur du Québec ou du Canada, pour les fins décrites précédemment, comme la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation. Le cabinet ne vend, ne loue, ni n’échange des listes de clients ni aucun autre renseignement personnel.

Certaines circonstances pourraient par contre obliger le cabinet à fournir des renseignements personnels à des tiers à des fins juridiques ou réglementaires.

Les avocats sont tenus de protéger les renseignements personnels des clients en considération de la responsabilité professionnelle qui leur incombe. Les règles régissant le secret professionnel liant l’avocat à son client protègent également ces renseignements, qu’un avocat ne doit jamais communiquer sans avoir préalablement obtenu des instructions du client. 

La législation en vigueur relativement à la protection des renseignements personnels ne porte aucunement atteinte au secret professionnel, mais précise plutôt qu’aucune disposition de la loi ne l’affecte. Par conséquent, le cabinet protégera tout renseignement personnel couvert par le secret professionnel.

À la demande d’un client, le cabinet a l’obligation professionnelle de lui indiquer quels renseignements personnels sont contenus dans son dossier.

7. Conservation et suppression des renseignements personnels

La période de conservation des renseignements personnels dépend des services offerts et de la nature des renseignements personnels. La politique du cabinet sur la conservation des dossiers veut que les dossiers clients soient conservés pour les périodes fixées par les barreaux compétents. Ces périodes prescrites durent entre sept (7) et quinze (15) ans (selon l’endroit) après la date de clôture du dossier. De plus, la politique peut prévoir une période de conservation plus longue pour certains types de dossiers en raison de leur nature. Lorsque des renseignements personnels ne sont plus requis par le cabinet ou par la loi, le cabinet les supprime ou les détruit conformément à ses politiques et procédures en vigueur.

8. Droits relatifs aux renseignements personnels

Toute personne a le droit d'accéder à ses renseignements personnels, de les rectifier, de retirer son consentement à leur utilisation ou de demander leur suppression dans le cadre prévu par la législation en vigueur. Pour exercer ces droits, veuillez contacter notre responsable des données personnelles à alice@raynardconsult.ca.

Toute personne peut communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels du cabinet pour obtenir de plus amples renseignements au sujet de la Politique et des procédures à cet égard, pour demander l’accès à certains renseignements personnels que le cabinet pourrait détenir à son sujet, ou pour toute question ou préoccupation. Le cabinet se réserve le droit de demander des renseignements personnels à toute personne pour vérifier son identité. Il peut aussi demander des frais raisonnables pour le traitement des demandes d’accès à l’information. Le cas échéant, il en fournit une estimation préalable et peut demander le paiement d’une partie ou de la totalité des frais à titre de dépôt.

La personne qui estime que le cabinet ne s’acquitte pas de ses responsabilités en matière de protection des renseignements personnels peut porter plainte au responsable de la protection des renseignements personnels. Le cabinet répondra rapidement et fera tous les efforts pour remédier aux problèmes soulevés. Il pourrait alors communiquer avec le plaignant pour obtenir des renseignements supplémentaires nécessaires à son examen et pour lui faire part de ses conclusions. Si l’examen conclut que la plainte est fondée, le cabinet prendra les mesures appropriées pour corriger la situation. 

Il est aussi possible de déposer une plainte ou de poser des questions au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (1 800 282-1376 ou info@privcom.gc.ca) ou, pour le Québec, par écrit à la Commission d’accès à l’information – Direction de la surveillance à l’adresse suivante : 900-2045, rue Stanley, Montréal, Québec, H3A 2V4 ou par courriel au cai.communications@cai.gouv.qc.ca.

Le droit d’accès à l’information n’est pas absolu et le cabinet peut, dans certains cas, ne pas être en mesure de fournir certains renseignements personnels. Il ne pourra, par exemple, fournir une information qui révélerait des renseignements personnels sur une autre personne, des renseignements commerciaux confidentiels ou des données protégées par le secret professionnel liant l’avocat à son client ou par le privilège relatif au litige. S’il n’est pas possible de fournir les renseignements demandés, le cabinet en informe la personne par écrit, lui explique pourquoi et lui indique les recours possibles.

9. Modifications de la Politique

Le cabinet se réserve le droit de modifier cette Politique à tout moment. Les modifications seront affichées sur le site Web du cabinet.

10. Contact

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cette Politique ou les procédures du cabinet en matière de renseignements personnels, veuillez contacter notre responsable des données personnelles à alice@raynardconsult.ca